Inleiding

Belle & Bold Interior Design (hierna: Belle & Bold ID) respecteert jouw privacy en verwerkt jouw persoonsgegevens op een veilige en zorgvuldige manier, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens Belle & Bold ID verwerkt, op welke grondslag, voor welk doel en hoe lang deze worden bewaard. De verklaring geldt voor zowel particuliere als zakelijke klanten. Lees deze verklaring zorgvuldig door.

Heb je vragen over jouw privacy? Neem contact op met Belle & Bold ID via info@belleandbold.nl.

Voor alle aanvullende informatie over bescherming van persoonsgegevens kan je terecht op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Artikel 1  - Verwerkingsverantwoordelijke

Verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in de zin van artikel 4, lid 7 AVG is Belle & Bold Interior Design, gevestigd te (2587 RP) Den Haag, Enkhuizensestraat 19A, en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder dossiernummer 83733779. De rechtsgeldige vertegenwoordiger betreft mevrouw I. Weenink.

Artikel 2  - Welke persoonsgegevens verwerkt Belle & Bold ID?

Belle & Bold ID verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 4, lid 1 AVG: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

De volgende categorieën worden verwerkt:

Particuliere klanten

• Voor- en achternaam;

• Adresgegevens;

• E-mailadres;

• Telefoonnummer;

• Betaalgegevens (factuurgegevens en IBAN; geen volledige betaalkaartgegevens);

• Foto's en/of video's van de woning of ruimte — uitsluitend na schriftelijke toestemming;

• Ontwerpwensen, moodboards en andere projectdocumentatie;

• Overige gegevens die je actief verstrekt aan Belle & Bold ID, bijvoorbeeld via correspondentie of telefonisch contact.

Zakelijke klanten

Naast de bovenstaande gegevens verwerkt Belle & Bold ID voor zakelijke klanten tevens:

• Bedrijfsnaam;

• KvK-nummer en/of btw-nummer;

• Naam en contactgegevens van de contactpersoon binnen de organisatie;

• Factuurgegevens van de rechtspersoon;

• Bedrijfsgegevens van rechtspersonen (b.v. BV, NV) vallen buiten de definitie van persoonsgegevens in de zin van de AVG, tenzij zij herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon (zoals een eenmanszaak of VOF). Belle & Bold ID behandelt ook deze gegevens vertrouwelijk.

Websitebezoekers www.belleandbold.nl

• Gegevens ingevuld via het intakeformulier of tijdens een ontwerpgesprek (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, projectadres, gewenste ruimte(s), hulpvraag, gewenste startdatum en wat je aanspreekt in Belle & Bold ID);

• Gegevens over jouw activiteiten op onze website, uitsluitend na jouw toestemming (via Squarespace Analytics);

• Internetbrowser en apparaat type;

• Gegevens via de Instagram-feed op onze website, uitsluitend na jouw toestemming — zie artikel 8.

Minderjarigen

Belle & Bold ID heeft niet de intentie persoonsgegevens te verwerken van personen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van ouders of wettelijke voogden, conform artikel 8 AVG jo. artikel 16 UAVG. Vermoed je dat Belle & Bold ID zonder toestemming gegevens van een minderjarige heeft verwerkt? Neem dan onmiddellijk contact op met Belle & Bold ID.

Artikel 3  - Doelen en grondslagen van de verwerking

Belle & Bold ID verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden (artikel 5, lid 1, sub b AVG). De toepasselijke rechtsgrondslagen zijn opgenomen in artikel 6 AVG.

Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)

Op basis van de overeenkomst die je met Belle & Bold ID sluit (of de te sluiten overeenkomst, bijvoorbeeld bij een aanvraag via het intakeformulier) worden de volgende gegevens verwerkt:

• Intakegegevens — om contact op te nemen, te beoordelen of de stijl en werkwijze van Belle & Bold ID aansluiten bij jouw wensen, en een passend voorstel te doen;

• Contactgegevens — voor communicatie over het project;

• Adres- en projectgegevens — voor het uitvoeren van de interieurontwerp werkzaamheden;

• Betaalgegevens — voor facturatie en betalingsverwerking;

• Projectdocumentatie — voor het ontwerp en de uitvoering.

Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG)

Belle & Bold ID is op grond van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) verplicht financiële administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dit betreft:

• Factuurgegevens (naam, adres, bedrag, btw);

• Betaaloverzichten;

• Overige boekhoudkundige administratie.

Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG)

Op basis van jouw toestemming verwerkt Belle & Bold ID:

• Foto's en/of video’s van de woning of ruimte;

• Publicatie van projectfoto's op de website of sociale media van Belle & Bold ID;

• Websitebezoekgegevens via Squarespace Analytics (niet-essentiële cookies);

• Gegevens via de Instagram-feed op de website (niet-essentiële cookies).

Je kunt jouw toestemming te allen tijde intrekken of aanpassen via de cookie-instellingen op de website of door contact op te nemen. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking (art. 7 lid 3 AVG). Na intrekking worden de betreffende gegevens niet langer voor dit doel gebruikt. Reeds gedrukte publicaties en gedeelde content kunnen niet altijd volledig worden teruggehaald, uitsluitend indien dit technisch mogelijk is.

Geautomatiseerde besluitvorming

Belle & Bold ID neemt geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die voor jou rechtsgevolgen hebben of jou anderszins in aanmerkelijke mate treffen, zoals bedoeld in artikel 22 AVG. Alle beslissingen worden genomen door een medewerker van Belle & Bold ID.

Artikel 4  - Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt (artikel 5, lid 1, sub e AVG — opslagbeperking). Belle & Bold ID hanteert de volgende bewaartermijnen:

• Contactgegevens en projectdossiers: maximaal 5 jaar na afsluiting van het project;

• Financiële administratie (facturen, betaalgegevens): minimaal 7 jaar conform de fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR);

• Foto's van jouw woning/ruimte: totdat je jouw toestemming intrekt, waarna deze binnen 30 dagen worden verwijderd (voor zover technisch mogelijk);

• Websiteanalysegegevens (Squarespace Analytics): bewaard zolang jouw toestemming geldig is, met een standaard bewaartermijn van Squarespace van doorgaans 12 maanden;

• Cookies: functionele cookies voor de duur van de browsersessie; niet-essentiële cookies (analytics, Instagram-feed) tot 12 maanden na toestemming of tot je deze intrekt;

• Recensies: tot ontvangst van een verwijderingsverzoek, waarna deze binnen 30 dagen worden verwijderd (voor zover technisch mogelijk).

Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd, zodat zij niet langer herleidbaar zijn tot een persoon.

Artikel 5  - Delen van persoonsgegevens met derden

Belle & Bold ID verkoopt jouw persoonsgegevens nooit aan derden. Gegevens worden uitsluitend gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, het nakomen van wettelijke verplichtingen, of op basis van jouw toestemming.

Voor zover derden persoonsgegevens verwerken in opdracht van Belle & Bold ID, sluit Belle & Bold ID met deze partijen een verwerkingsovereenkomst overeenkomstig artikel 28 AVG. Hierin worden afspraken gemaakt over beveiliging, geheimhouding en de rechtmatige verwerking van persoonsgegevens.

Jouw gegevens kunnen worden gedeeld met de volgende categorieën derden:

• Post- en bezorgdiensten;

• Twelve Finance — voor financiële administratie;

• Microsoft Sharepoint – om projectbestanden te delen;

• KNAB en Mollie — voor betalingsverwerking;

• Squarespace — voor de website, hosting, intakeformulieren, websiteanalyse (Squarespace Analytics) en de cookie-instellingen;

• Meta (Instagram) — voor het tonen van de Instagram-feed op de website, uitsluitend na jouw toestemming;

• Nano Banana – voor ontwerp visualisaties;

• Snelstart – voor boekhouding;

Indien gegevens worden doorgegeven aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER), geschiedt dit uitsluitend op basis van passende waarborgen conform artikel 46 AVG (zoals standaard contractbepalingen of een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie).

Artikel 6  - Beveiliging van persoonsgegevens

Belle & Bold ID neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijzigingen, conform artikel 32 AVG. Dit omvat onder meer:

• Versleutelde communicatie via een SSL/TLS-certificaat (HTTPS);

• Wachtwoordbeveiliging van alle systemen en programma's met toegang tot persoonsgegevens;

• Tweestapsverificatie waar mogelijk;

• Beveiliging van mobiele apparaten en computers met wachtwoord en/of biometrische verificatie;

• Beperkte toegang tot persoonsgegevens op basis van noodzakelijkheid (need-to-know);

• Regelmatige back-ups en beveiligingsupdates.

Vermoed je dat jouw gegevens onvoldoende zijn beveiligd of dat er sprake is van misbruik? Neem dan onmiddellijk contact op via info@belleandbold.nl. Belle & Bold ID is verplicht ernstige datalekken te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien van toepassing, bij de betrokkene (art. 33-34 AVG).

Artikel 7  - Cookies & tracking

Belle & Bold ID gebruikt de volgende soorten cookies op www.belleandbold.nl:

• Functionele cookies — noodzakelijk voor het correct functioneren van de website (bijvoorbeeld sessiebeheer en beveiliging). Hiervoor is geen toestemming vereist (art. 11.7a Tw);

• Analytische cookies (Squarespace Analytics) — voor het meten van websitebezoek en het verbeteren van de website;

• Social media cookies — via de Instagram-feed op de website, waarmee gegevens kunnen worden doorgegeven aan Meta (zie artikel 8).

Niet-essentiële cookies (analytisch en social media) worden pas geplaatst nadat je hier via de cookiebanner expliciet toestemming voor geeft. Bij je eerste bezoek aan de website krijg je een cookiemelding te zien waarin je kunt kiezen om alle cookies te accepteren, alle niet-essentiële cookies te weigeren, of per categorie je voorkeur aan te geven.

Je kunt je voorkeuren op elk moment aanpassen of je toestemming intrekken via het cookie-icoon onderin de website. Ook kun je cookies weigeren of verwijderen via je browserinstellingen.

Artikel 8  - Social media

De website van Belle & Bold ID bevat een Instagram-feed en/of buttons of links naar sociale netwerken, waaronder Instagram. De Instagram-feed wordt pas geladen nadat je hiervoor toestemming hebt gegeven via de cookiebanner (zie artikel 7). Deze feed werkt via code die wordt aangeleverd door Meta (Instagram). Zodra de feed laadt of je op een social media button klikt, kunnen gegevens worden doorgegeven aan het platform — ook als je niet ingelogd bent.

Belle & Bold ID heeft geen invloed op de gegevensverwerking door sociale netwerken. Belle & Bold ID raadt je aan de privacyverklaringen van de betreffende platformen te raadplegen.

Artikel 9  - Jouw privacy rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Je kunt deze uitoefenen door een verzoek te sturen naar info@belleandbold.nl. Belle & Bold ID reageert uiterlijk binnen één maand (art. 12 lid 3 AVG). Bij complexe of veelvuldige verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, waarover je wordt geïnformeerd.

• Recht op inzage (art. 15 AVG): je kunt opvragen welke persoonsgegevens Belle & Bold ID van jou verwerkt;

• Recht op rectificatie (art. 16 AVG): je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren;

• Recht op verwijdering / 'recht om vergeten te worden' (art. 17 AVG): je kunt verzoeken jouw gegevens te laten wissen, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is;

• Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG): je kunt in bepaalde gevallen vragen de verwerking tijdelijk te beperken;

• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG): je kunt jouw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat opvragen;

• Recht van bezwaar (art. 21 AVG): je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing doeleinden;

• Rechten bij geautomatiseerde besluitvorming (art. 22 AVG): niet van toepassing — Belle & Bold ID neemt geen geautomatiseerde besluiten

• Recht op intrekking van toestemming (art. 7 lid 3 AVG): je kunt eerder gegeven toestemming te allen tijde intrekken.

Identiteitsverificatie

Ter bescherming van jouw privacy en die van anderen is Belle & Bold ID gerechtigd jouw identiteit te verifiëren alvorens een verzoek in behandeling te nemen. Je kunt hiertoe worden gevraagd een kopie van een geldig legitimatiebewijs te overleggen. Maak daarbij de volgende gegevens onleesbaar: pasfoto, Burgerservicenummer (BSN), paspoortnummer en de MRZ (machine leesbare zone onderaan het paspoort). Dit is ter bescherming van jouw privacy en in lijn met de aanbevelingen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachtrecht

Indien je van mening bent dat Belle & Bold ID jouw persoonsgegevens niet correct verwerkt, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 10  - Aansprakelijkheid

Deze privacyverklaring heeft uitsluitend betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door Belle & Bold ID voor de in deze verklaring beschreven doeleinden. Belle & Bold ID aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de werking of inhoud van websites of diensten van derden waarnaar op de website wordt verwezen.

Artikel 11  - Wijzigingen in deze privacyverklaring

Belle & Bold ID behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op https://www.belleandbold.nl/privacy-en-cookiebeleid. Indien vereist, wordt je hiervan per e-mail op de hoogte gesteld — voor zover Belle & Bold ID beschikt over jouw e-mailadres.